V Congresso Nazionale MACSE Italia - 25 ottobre 2014

V Congresso Nazionale di MACSE Italia

con il patrocinio del

sabato 25 Ottobre 2014

Harbour Club a Milano

AGENDA 09.30 - 13.00 - Migliorare la propria employability Relatore Antonio Messina 13.00 - 14.00 - Lunch 14.00 - 14.30 - Assemblea Nazionale - riservata alle associate 14.30 - 17.30 - La stigmergia Relatore Claudio Achilli

Il congresso è aperto anche alle non associate di MACSE Italia Sessione della mattina - euro 65 Sessione del pomeriggio - euro 65 Intera giornata (lunch incluso) - euro 105 Per informazioni: congresso2014@macseitalia.it

Migliorare la propria employability

"Oggi probabilmente non esiste più l'impiego per tutta la vita, ma deve esistere la capacità di essere sempre impiegabili nel corso della propria vita professionale" So rispondere con efficacia ai bisogni della mia azienda? Cosa sto facendo per assicurare continuità alla mia capacità di essere impiegabile nelle aziende sia oggi che domani?

Se io fossi nei panni dell'azienda in cui lavoro, continuerei anche domani a comprare la mia professionalità e perché proprio la mia e non quella di qualche altra persona? L'employability è la capacità di trovare o ritrovare un impiego in linea con le proprie competenze e aspirazioni, oppure di mantenerlo o di trovarne uno nuovo e migliore. E' interesse di ogni persona coltivare l'employability nel quotidiano, attraverso un processo di pianificazione, monitoraggio e sviluppo della stessa. Limitarsi a considerarla solo e quando è a rischio il posto di lavoro è riduttivo e meno efficace. Migliorare la propria employability è un processo che chiunque può mettere in pratica con metodo e volontà.

Antonio Messina Leader ispiratore delle risorse umane e Scopritore di persone HR

La Stigmergia La stigmergia è un metodo di comunicazione utilizzato nei sistemi decentralizzati col quale gli individui del sistema comunicano fra loro modificando l'ambiente circostante.

La stigmergia è dimostrata anche su internet dove gli utilizzatori comunicano uno con l'altro lasciando messaggi in un ambiente condiviso. Segni, traccie, crepe relazionali  •  Condividere idee, emozioni, stati d'animo  •  Cogliere il fluire delle energie  •  Sentirsi parte di una realtà (azienda-gruppo)  •  Condividere una cultura comune, una identità definita  •  Lasciare traccie emotive negli altri  •  Giocare un ruolo attivo/proattivo nelle relazioni  •  Essere giver o taker? Questo il dilemma

Claudio Achilli Toscano di Sansepolcro, attraversa negli anni il mondo del lavoro in contesti nazionali ed internazionali, interpretando ruoli diversi. Da selezionatore a gestore risorse umane, da consulente aziendale a formatore/coach. Al centro la relazione con le persone. I corto circuiti emotivo-relazionali stimolano la sua vitalità.

Il percorso di carriera di una Manager Assistant: suggerimenti su come crescere e cambiare

A volte il cambiamento può essere una buona cosa, soprattutto se è un stimolo a un interessante sviluppo di carriera.

Se pensi che il tuo attuale ruolo ti stia un po’ stretto e cerchi nuove sfide, guardati intorno, le possibilità ci sono, basta cercarle e mettersi in gioco.

Da PA/Ea a…?

Tutti i giorni i manager si trovano a dover affrontare un’agenda fitta di impegni, ricevono migliaia di e-mail, rispondono a chiamate a tutte le ore del giorno e a volte anche di notte, senza contare le conference call.

Come fanno a sopravvivere? Ma è ovvio! Hanno una fantastica PA/EA che li aiuta ad arrivare alla fine della giornata superando con disinvoltura tutti i problemi.

Le PA/EA sono il cuore pulsante delle organizzazioni, lavorano fianco a fianco con i manager svolgendo un ruolo di supporto chiave, garantendo la buona riuscita delle attività.

Hanno sempre più responsabilità e sono sempre più coinvolte in tutti i livelli del business delle aziende dove operano.

A volte può anche accadere che una PA/EA riesca a progredire all'interno di un settore o di un'area specifica e riesca ad ottenere un ruolo più specializzato, per esempio nell’ambito della comunicazione se ha ottime capacità di relazione, nello sviluppo del sito dell’azienda se le interessano le nuove tecnologie, nelle risorse umane o nella formazione se il suo focus è sulle persone.

La capacità di gestire la complessa vita di un manager può portarla a diventare un project manger se si fa notare per particolari doti organizzative, un team leader se ci sono gruppi di persone da organizzare.

Le possibilità sono numerose, basta averne voglia.

Interessante? Qui di seguito sono alcune idee su come fare.

La preparazione è fondamentale

Districarsi in molti compiti diversi è oggettivamente difficile, non tutti sono capaci di farlo in modo efficiente, quindi essere in grado di organizzare e coordinare più di una attività è un plus.

Con l'introduzione della tecnologia moderna, il ruolo di PA/ EA non è più solamente la gestione dell’agenda e dei documenti da preparare per le riunioni del manager, ma può diventare proprio uno di quelli elencati in precedenza.

Ma è necessario prepararsi a questi ruoli, non ci si può improvvisare.

Si sa che le PA/EA sono eccellenti a lavorare sotto pressione, imperturbabili in una situazione tesa e perfettamente in grado di lavorare bene con gli altri. Esperte di comunicazione a tutti i livelli, sanno che essere un giocatore di squadra è altrettanto essenziale.

La perfetta PA/EA conosce tutte le funzioni di Outlook per gestire al meglio le riunioni del manager, è in grado di mettere insieme una presentazione di PowerPoint, maneggia con disinvoltura tabelle Pivot in Excel, sa organizzare una videoconferenza, accendere un proiettore in sala riunioni e a volte è un IT manager improvvisato, è un’esperta di social media, ed è la persona cui rivolgersi quando nessun altro riesce ad aiutarvi.

La formazione è la chiave

Ma tutte queste capacità spesso non bastano a fare il salto di qualità, ci vuole qualcosa in più.

Questo “qualcosa in più” ve lo può fornire solo la formazione continua. In un mondo del lavoro che è in continua evoluzione è necessario stare al passo ed essere sempre aggiornate  e pronte  a nuove sfide. Attraverso la formazione è possibile non solo aggiornarsi, ma anche acquisire nuove competenze, mantenendo il cervello allenato ad apprendere.

Sia che restiate nella vostra azienda, sia che decidiate di cambiare, il fatto di avere appreso nuove e diverse competenze non può che rendervi più interessanti e farvi ottenere un ruolo che ambivate da tempo e anche uno stipendio migliore.

 

Come diventare un’assistente di successo

In un mondo in cui il tempo a disposizione è sempre meno e gli impegni sempre di più la chiave del successo di ogni manager è avere una assistente. Di conseguenza le aspettative del manager nei confronti della sua assistente sono molto più alte che in passato e ciò che è previsto per questo ruolo professionale diventa sempre più complesso e delicato. Che cosa potete fare per essere certe di avere successo nella vostra carriera?

Gestire le relazioni sul posto di lavoro

Il rapporto che avete con il vostro manager e i suoi riporti e superiori, è uno dei fattori più importanti per il vostro successo professionale. È necessario essere proattive nel comprendere a fondo le persone con cui lavorate e con cui avete un rapporto ben definito, in termini di aspettative da parte loro circa i compiti che sono pertinenti al vostro ruolo professionale. È quindi auspicabile che  utilizziate la vostra iniziativa per gestire le consuete e giornaliere attività del vostro manager senza doverlo consultare in ogni occasione.

Uno degli elementi cruciali per assicurare un rapporto di successo con il vostro manager è la comunicazione. Tuttavia, un punto fondamentale da capire è che, sebbene la comunicazione debba fluire in modo continuo, dovreste cercare di evitare domande inutili e interruzioni inopportune e invece organizzare un momento specifico per discutere in modo efficace un programma da condividere insieme.

Purtroppo a volte potrebbe essere necessario lavorare con qualcuno che provoca problemi e difficoltà, tuttavia, interagendo efficacemente con loro migliorerà le vostre capacità di relazionarvi a tutti i livelli. E' importante imparare a identificare e affrontare le situazioni difficili, in modo da poter adottare l'approccio più efficace per gestirle correttamente.

Autorevolezza e assertività

Lavorare per crearvi autorevolezza vi porterà enormi vantaggi sia nella vita lavorativa sia in quella personale. Essere autorevoli prevede la capacità di essere in grado di comunicare correttamente con ogni tipo di interlocutore, essere il punto di riferimento per il vostro manager e i colleghi, saper gestire il tempo in modo efficiente, essere assertive e sicure di voi in modo da diventare eccellenti nel negoziare e convincere chi sta intorno a voi anche quando non siete investite della necessaria autorità. Tutti questi fattori combinati definiranno nel bene o nel male, le vostre relazioni in ufficio. Queste abilità interpersonali preziose vi saranno utili sempre, non importa se cambierete ruolo o azienda.

Un suggerimento è quello di non aver paura di dire "no". Se qualcuno cerca di caricarvi di troppo lavoro e vi rendete conto che non potete gestire in modo le scadenze, siate assertive e spiegate i vostri limiti di tempo. L'approccio migliore è quello di cercare compromessi e offrire alternative in una negoziazione “win-win”.

La gestione del tempo è uno delle componenti chiave per raggiungere l’eccellenza nel vostro ruolo. Questo comporta la definizione di scadenze realistiche per completare il lavoro, la gestione non solo del vostro tempo, ma anche quello del vostro manager e la capacità di utilizzare tecniche di organizzazione e pianificazione efficaci per ottenere il massimo controllo possibile.

L’importanza dell’immagine

"Il 93% della prima impressione si basa su come ci presentiamo e solo il 7% su quello che diciamo," Albert Mehrabian. L’immagine comprende il vostro aspetto (come siete vestite, pettinate, truccate), il vostro tono di voce (se avete un tono adeguato oppure se la vostra voce è bassa e impaurita o stridula e aggressiva), l'atteggiamento con cui vi ponete nei confronti dei vostri interlocutori, e infine il linguaggio del corpo che trasmette immediatamente chi siete. Osservate gli altri intorno a voi e riflettete sulle ragioni per cui li rispettate, oppure no,  e vi renderete conto che spesso il vostro primo giudizio si basa sull’apparenza. Quindi mantenete sempre un tono di voce tranquillo per incoraggiare le persone ad ascoltarvi, mantenete un atteggiamento positivo e gli altri vi ascolteranno, tenere la testa alta, abbiate fiducia in voi stesse guardando tutti negli occhi con un sorriso e otterrete il rispetto di tutti.

Sviluppo personale e di carriera

Non dovete limitarvi a fare le cose che già sapete fare; credete in voi stesse, otterrete di più e renderete la vostra vita lavorativa interessante e stimolante. Siate proattive, pensate a soluzioni creative e accettate nuove responsabilità per ampliare il vostro ruolo e le vostre competenze. Ricordate, assumendo incarichi aggiuntivi e dimostrando le vostre capacità di iniziativa e di innovazione, contribuirà a influenzare il giudizio del vostro manager nei vostri confronti. Attuate un piano d'azione per monitorare il vostro sviluppo e utilizzatelo come prova per dimostrare al vostro manager i progressi e i risultati ottenuti.

 

Administrative Professionals Week 2014

Weekly Newsletter ONE PROFESSION, ONE VOICE APRIL 22, 2014

Dear all And so to day two of of our Administrative Professionals week giveaway. If you missed our newsletter and all that we offered yesterday, you can still find it on the LinkedIn and Facebook groups. For those of you that aren't familiar with Administrative Professionals Week, it was originally organised in 1952 as "National Secretaries Week" by the National Secretaries Association (now known as the International Association of Administrative Professionals) in conjunction with public relations executive Harry Klemfuss and a consortium of office product manufacturers. It was established as an effort to recognise secretaries for their contributions in the workplace, and to attract people to secretarial/administrative careers. Today, it is one of the largest workplace observances outside of employee birthdays and major holidays in the States. Administrative Professionals Week is always held annually during the last full week in April. Administrative Professionals Day is always held the Wednesday of that week. According to IAAP members, administrative support personnel prefer observances that recognise and provide opportunities for learning and growth. Our website lists many of the events taking place in the US and Canada over the next few weeks in honour of APW. So for this week only, watch out for this - our special daily newsletter, packed with special offers and free educational resources. Feel free to share this newsletter with anyone else you think might benefit from this weekly newsletter or from the information we will be putting out over Administrative Professionals Week - we are always delighted to welcome new recipients. As usual, in this week's newsletters you will find below all sorts of resources as well as a list of our events and three of our favourite articles. SO HERE ARE TODAY'S RESOURCES WIN A 60 MINUTE COACHING SESSION WITH LINDA MCFARLAND (AUTHOR OF SITTING ON A FILE CABINET, NAKED WITH A GUN) Are you interested in taking your skills to the next level? Or maybe you need some advice or coaching in preparation for a crucial conversation with your leader or co-worker. Do you need more courage to speak up in group settings? With extensive hands-on experience supporting high level executives, Linda McFarland has mastered her “never-panic” demeanor. She is performance-driven, a strategic thinker, and intuitive problem solver and has held executive assistant positions with a variety of start-up and Fortune-listed companies. Linda is offering a 60 minute coaching session to two lucky winners. To enter the drawing, send an email to linda@ascend2success.com. In the subject line include: “Admins Make It Happen”. If your name is drawn, Linda will contact you regarding next steps. If you would also like to enter a drawing to receive a free hard cover book, send an email to Linda at linda@ascend2success.com and include these words in your subject line: “Sitting on a File Cabinet”. Good luck! FREE BOOKS FROM BUSINESS ENGLISH EXPERT, DALICE TROST Dalice has set up free book promotions on three books from 22 - 24 April 2014 on Amazon (Kindle store). The books are: Business Writing: A tip a Day for 30 Days Vol 1 (http://www.amazon.com/dp/B00BH0CZMI) Business Writing: A Tip a Day for 30 Days Vol 2 (http://www.amazon.com/dp/B00DK9WPRO) and The Busy Person's Guide to Networking (http://www.amazon.com/dp/B008YGQEE8) The links are all to the US Kindle store, but the books are available in all the Kindle stores. FROM THE AAPNZ (NEW ZEALAND) Technology focused AAPNZ is really pleased to be associated with ShowGizmo, the smartphone app for events. They are currently trialing this app with one of their local Groups and then rolling it out to the other 10 Groups around the country. Local groups will be able to log-on to find out where their next monthly event is, who is speaking and who else is attending. There is also the option to survey members about anything to do with the event, what was the venue like, the food, the speakers; it’s all contained within the phone app and makes life so much simpler. They will be using it for their bigger events; 2014 AAPNZ AGM & Professional Development Forum on Saturday 9 August in Hamilton NZ will feature exhibitors, surveys for keynote speakers and of course delegate information and opportunity to chat with people via the app as well as face-to-face. Why don’t you log on to their website and check the app out. A discount of 10% is available this week only in support of AdministrativeProfessionals Day. Plus Time Management Robyn Pearce from GettingAGrip is offering a free e-book entitled“GettingaGrip on Time Management”, a must for every administrative professional; but you do need to sign up to be a member of AAPNZ in order to get one. See www.aapnz.org.nz THINKING ABOUT BECOMING A VIRTUAL ASSISTANT? Tawnya Sutherland is offering 25% OFF the exclusive VAinsiders.com Club, for those Virtual Assistants who want to kickstart their business (Coupon Code: lucy) AND OF COURSE, OUR TWO FANTASTIC APW OFFERS 1) A FREE PDF OF THE JANUARY ISSUE OF EXECUTIVE SECRETARY MAGAZINE The IAAP, who have organised Administrative Professionals Week every year since 1952, say that administrative support personnel prefer observances that recognise and provide opportunities for learning and growth. So we'd like to give you a gift that will give you a unique opportunity to learn from the best of the best trainers from around the world. Our magazine normally costs £25/E31.50/$44 an issue but we would like to offer you a free PDF copy of our January issue as a gift for Administrative Professionals Week. Read articles that will make you more productive and create effective strategies so that your role works alongside your business's needs. Your boss will see the positive impact of your time-saving techniques that will reduce costs and improve performance across your company. Just email lbrazier@executivesecretary.com to receive your free PDF. 2) GET A FREE BROTHER P-TOUCH PT-H75 LABELMAKER WORTH £47/E58/$80 WHEN YOU SUBSCRIBE TO EXECUTIVE SECRETARY MAGAZINE For this week only, for Administratibe Professionals Week we are not only offering you a year's learning at a 30% discount on a subscription to Executive Secretary Magazine, but we are also giving you the opportunity to receive something practical - a Brother P-Touch PT-H75 labelmaker free of charge when you subscribe. We have a letter that we can email you, which explains what the business can hope to get from you subscribing to the magazine, which has helped many of our subscribers to get their businesses to agree to subscribe on their behalf. If you would like me to email you a copy then just drop me an email at lbrazier@executivesecretary.com. Authors in the new issue include: Bonnie Low Kramen Julie Perrine Joan Burge Rhonda Scharf Marsha Egan Heather Baker Susie Kay Robert Hosking Richard Arnott Nicky Christmas and this is only a fraction of the contributors. You can subscribe either by clicking one of the links below, or by emailing me at lbrazier@executivesecretary.com. I can send you either a traditional invoice or a link to an electronic invoice where you can pay securely by card online. Costs (including postage) are: £150 - UK E189 - EUROPE $262 - REST OF WORLD For this, you get 48 pages of training, from the world's top trainers of Assistants, as recommended by your peers, in every issue. There are 6 issues a year, so that is a total of 288 pages of top quality training a year. UK Based Rest of the World Europe Based PLUS, DID YOU KNOW THAT YOU CAN UPGRADE TO A PDF LICENCE AND SHARE You may be interested to know that we now have a new facility which allows you to download PDF versions of all the magazines (as well as of all the archive editions) directly from our website when you subscribe. You are also now able to search the website by author as well as by topic. To subscribe, visit www.executivesecretary.com You can also subscribe as a company to a PDF licence version, which allows you to share the magazine and all the training in it between all your administrative staff. Contact me if you would like details at lbrazier@executivesecretary.com

Newsletter #2 - Executive Secretary Live - IYOTSA 2014 - M.A.C. Manager Assistant Certificata: data esami

Gli argomenti di questa newsletter:

- Executive Secretary Live: perché è importante esserci

- IYOTSA: temi del mese

- Calendario formativo: ultimi appuntamenti

- Auguri di Buona Pasqua

Executive Secretary Live: perché è importante esserci

The importance of being there!

NETWORKING is the single most powerful marketing tactic to accelerate and sustain success for any individual or organization! –Adam Small

It is my second year of attendance and I can tell you that it is always exciting and inspiring.        I had the occasion to meet in person old pen-friends I was in touch only by email or through LinkedIn, Facebook and blogs and to have the pleasure to meet not only colleagues form many countries in the world but also great speakers and worldwide know personalities.

I was already sure that networking is about making connections and building enduring, mutually beneficial relationships, but I also know that it's not about who you know ... but WHO KNOWS YOU!!... Read the article

IYOTSA: temi del mese

Marzo: Il ruolo della formazione nello sviluppo di carriera Citazione The strength of the team is each individual member. The strength of each member is the team. Benjamin Franklin

Focus e finalità Le Manager Assistant devono cercare di essere sempre migliori e aggiornate, al passo con le nuove teconolgie e pronte ad affrontare e risolvere ogni richiesta. La crescita professionale delle Manager Assistant è un punto di forza anche del loro Manager. La sfida  Per essere sempre efficienti, preparate e in grado di offrire il miglior supporto possibile, dobbiamo essere disposte a imparare sempre qualcosa di nuovo, ma significa anche che le nostre aziende devono offrirci facilitazioni e aiuto in questo percorso

Aprile: Il valore del lavoro di squadra  Citazione The strength of the team is each individual member. The strength of each member is the team. Phil Jackson Focus e finalità È necessario che creiamo una cultura del lavoro in team, che ancora non esiste.

La capacità di lavorare in team porterebbe sicuramente un grande valore aggiunto anche alle nostre aziende, oltre a facilitare molti nostri compiti quotidiani. La sfida Non è sempre facile lavorare con successo in team. Mettere insieme diverse persone con differenti personalità può minare il successo di un progetto se non sono gestite correttamente. Sapere lavorare in modo produttivo con tipologie diverse di colleghi è un capacità fondamentale e che non può mancare a una Manager Assistant.

Calendario formativo: ultimi appuntamenti

Se non diversamente specificato, la sede dei corsi è presso SpaziPer – via Antonello da Messina 5, Milano. Per informazioni e iscrizioni: formazione@macse.it

08-Mag-2014 Serata in Form-Azione – Galateo aziendale 1– programma Dalle 19.30 alle 22.00 Iscrizioni e pagamento per le 2 sessioni entro il 15 aprile Relatrice Donna Flavia Fassati – www.my-fair-lady.it Per informazioni e iscrizioni:formazione@macse.it

10-Mag-2014 Finance 2a parte – programma Dalle 9.30 alle 18.00

11-Giu-2014 Serata in Form-Azione – Galateo aziendale 2 Dalle 19.30 alle 22.00

14-Giu-2014 Sessione di esame programma M.A.C. - Manager Assistant Certificata - info Per informazioni e iscrizioni:formazione@macse.it

21-Giu-2014 PNL/AT Dalle 9.30 alle 18.00 Iscrizioni e pagamento entro il 9 Giugno Per informazioni e iscrizioni:formazione@macse.it

Auguri di Buona Pasqua

Se non vuoi più ricevere questa newsletter, invia una mail con oggetto "cancellami" a newsletter@macseitalia.it

Executive Secretary Live: the importance of being there.

Executive Secretary LIVE

NETWORKING is the single most powerful marketing tactic to accelerate and sustain success for any individual or organization! – Adam Small

It is my second year of attendance and I can tell you that it is always exciting and inspiring.

I had the occasion to meet in person old pen-friends I was in touch only by email or through LinkedIn, Facebook and blogs and to have the pleasure to meet not only colleagues form many countries in the world but also great speakers and worldwide know personalities.

I was already sure that networking is about making connections and building enduring, mutually beneficial relationships, but I also know that it’s not about who you know ... but WHO KNOWS YOU!!

We are constantly bombarded with advertisements, emails, updates, special offers, but only personal relationships enable us and our organization to stand out, rise above the noise and remain top of mind.

To succeed we must continually connect with new people, cultivate emerging relationships and leverage our network.

This is the most important reason why all Manager Assistants must attend networking occasions such as The Executive Secretary Live.

Why having a network is so important? I found 8 reasons I want to share with you:

          .      Learn dynamics within your professional role

                .      Establish your business/personal contacts
          .      Get “plugged in” to your community
          .      Seek new career opportunities
          .      Facilitate win-win relationships
          .      Create your referral networks
          .      Accelerate your professional development
          .      Develop knowledge resources

My idea is to develop a network of friendly people who share information to help each other. 

It is best known as a strategy also for opening the hidden job market, for getting a good job.

But networking has other great benefits. 

We are creating a community of colleagues who support each other, who provide emotional support and information that will help each other.

Attending networking event we will learn of new developments in our field: new tools, processes, leaders, training programs, products and services. 

We may discover the solution to a problem we face at work listening to others life and work experiences. 

And, we may have the satisfaction of providing the key piece of information that makes a real difference in the life of one of those in our network.

Pay attention because networking must be a planned and ongoing effort. 

You set goals, develop strategies for achieving them, take action, evaluate how well your plan is working, and make changes as necessary.

It is something that you do throughout your career.

For example, after all networking events you attend make sure to stay connected with those that you meet. 

Take a look at the business cards you received and email those people about what you spoke about while it is still fresh in your mind.

Remember, networking events give you the chance to relax and socialize while you’re marketing your business and yourself, and best of all you are creating connections.

You can really enjoy the wonderful company, great dinners and wines, music and in some case particular and usually inaccessible locations and at the same time knowing you are doing all this for your career!

These events are all about mutual benefits. 

How can you offer a service or help another? 

There will be times when you may need help or advice, and you will want to have built a strong network.